Règlements

1.0 TITRE

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Le nom du club est “Les chums de trail”, référé comme « le Club”

2.0 OBJECTIFS

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• Promouvoir l’intérêt pour la conduite hors route
• Fournir de l’information, recommandation et assistance aux membres dans leurs activités de hors route.
• Prendre connaissances de la loi qui concerne les activités hors route et informer les membres de tout changement.
• Organiser des activités, événements sociaux
• Obtenir des droits de passages
• Apporter le plus de privilèges et bénéfices possible pour les membres.
• Participer à des activités à caractère humanitaire

3.0 CONSTITUTION

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Tous hommes ou femmes âgés de 18 ans et plus sont éligibles pour devenir membres du club. Les différentes adhésions sont :

• Membres Comité
• Membres Régulier
• Membres Familial

4.0 ADMINISTRATION

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L’autorisation et la responsabilité d’agir au nom du club doivent être approuvées par le comité. Les membres du comité doivent seulement s’engager dans l’exercice de leurs fonctions reliés au club ou autorisé lors d’un meeting général.

5.0 ÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ

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Le Président du Club et les Trésoriers, Secrétaire et le Comité sont élus à l'assemblée générale annuelle et sous réserve de la cessation des fonctions par démission à la prochaine assemblée générale annuelle suivant leur nomination. Le comité a le pouvoir d’élire d'autres membres, s'ils le jugent nécessaire. Les agents de la retraite et les autres membres du comité sont rééligibles.

6.0 COMITÉ

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Le comité est composé de pas moins de six (6) et pas plus de dix-huit (18) membres, y compris le président, trésoriers et secrétaire. Le Comité élit parmi ses membres un président. Deux tiers des membres du comité doit former un quorum. La proposition d'inscription de candidats à l'élection du comité doit être reçue par le Secrétaire au moins sept (7) jours avant l'assemblée générale annuelle, avec un relevé par écrit et signée par chaque membre désigné qu'il / elle est prêt(e) à servir. Le Comité a le pouvoir de nommer un sous-comité d'au moins trois personnes pour répondre en son nom à l'égard de toute question impliquant le Club.

7.0 RÉUNION DU COMITÉ

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Le Secrétaire ou un autre membre du bureau autorisé par le Président, doit donner au moins sept (7) jours de préavis avant une rencontre.

8.0 FONCTIONS DU SECRÉTAIRE

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Il est du devoir du Secrétaire d'assister en personne ou par le délégué à toutes les réunions du Club et à toutes les réunions du Comité, et de prendre note des procès-verbaux. Ces procès-verbaux sont inscrits dans un livre et présenté pour confirmation à la séance suivante.

9.0 OPÉRATION BANCAIRE

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Toutes les sommes du Club sont déposées et enregistrées par les Trésoriers au nom du Club. Aucun décaissement ne doit être fait, sauf en conformité avec la forme ou les formes autorisées par le Comité. Les Signataires autorisés sont les deux trésoriers, le président et le secrétaire. Il doit y avoir au moins deux personnes autorisées à signer pour tout décaissement.

10.0 ÉLECTION DES MEMBRES

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L’application des candidats à l'adhésion du Club doit être soumise au Comité par le Secrétaire d'adhésion, et l'élection de ces candidats est laissée à la discrétion du comité. Le nom, l'adresse et la description du candidat ainsi que le nom du membre qui l’appuie, doivent être indiqués sur chaque demande présentée au comité. Dans le cas d'un candidat qui ne connaît pas de membres du Club, le comité pourra demander plus de renseignements au candidat avant de prendre une décision. L’abonnement des membres du club est valide uniquement pour la période couverte par la période en cours, et chaque membre sera soumis à une réélection annuelle par le comité. Toutes les demandes doivent être faites par une personne en son nom propre et être signée par le demandeur personnellement.

11.0 ADHÉSION À D’AUTRES CLUBS

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Les membres peuvent adhérés a d’autre club a condition que ce club respecte les règles essentielles du club.

12.0 MEMBRE PROVISOIRE

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Tout candidat à l'adhésion du Club dont la souscription a été acceptée par le secrétaire est considéré comme membre provisoire du club. Chaque candidat qui désire devenir membre devra payer sa cotisation. Advenant qu’un candidat se voit refuser l’adhésion au club il se verra rembourser ces frais de cotisation.

13.0 VOTE DES MEMBRES DU COMITÉ

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Chaque membre présent à une réunion du comité est habilité à exercer un vote. Le comité vote par un bulletin de vote si l'un des membres présents le demande. Un vote d'un tiers contre toute demande d'adhésion doit exclure de l'adhésion. Dans le cas d'une impasse, le président a une voix prépondérante.

14.0 ADHÉSION

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Les frais d’adhésion au club sont de 50$ et valide pour une période de 1 an.

15.0 PAIEMENT DES ABONNEMENTS

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Les membres qui désirent renouveler leur adhésion doivent faire leur paiement dans les 30 jours suivant la fin de la période précédente. Un membre, qui renouvelle son adhésion dans les 30 jours suivant l’expiration de la période précédente, ne sera pas soumis à une période provisoire. Un membre qui ne renouvelle pas son adhésion dans la période indiqué si haut sera assujetti aux règles qui s’appliquent aux nouveaux membres.

16.0 NOUVEAUX MEMBRES

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Le paiement de l’adhésion des nouveaux membres doit s’effectuer le jour de l’acceptation de la demande par le secrétaire.

17.0 NON-PAIEMENT

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Le membre dont l'abonnement est en retard de paiement n’est pas éligible à prendre part à des activités réservées aux membres seulement.

18.0 DÉMISSION

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Tout membre qui désire démissionner du club doit donner un avis par écrit de cette volonté au secrétaire le ou avant la date à laquelle son abonnement serait dû pour le renouvellement. Lorsqu’un membre cesse, volontairement ou non d'être membre du Club, celui-ci cesse de jouir de tous les privilèges du club mais il demeure responsable du paiement des frais que le club a encouru pour lui.

19.0 USAGE DU NOM ET ADDRESSE DU CLUB

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Le nom et l'adresse du Club ne doit pas être donnée par un membre comme étant son adresse pour le commerce, la publicité ou à des fins commerciales ou dans le cadre de toute procédure judiciaire.

20.0 MEMBRES A VIE

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Aucun membre ne peut être considéré comme membre à vie

21.0 MEMBRES D’HONNEUR

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Le Comité peut élire un membre au rang de membre d'honneur, s'ils le jugent bon

22.0 EXPULSION D’UN MEMBRE

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S’il est de l’intérêt du club qu’un membre soit expulsé, il est du devoir du comité d'informer ce membre par écrit qu’une demande d’expulsion le concernant sera discutée lors d’une réunion du club. Cette réunion de membre devra se tenir dans un délai maximum de six (6) semaines après la date de cette lettre. Les membres du comité doivent être informés au moins sept (7) jours avant la réunion, qu'une question de retrait ou d'expulsion doit être examinée lors d'une réunion du club. Le membre dont l'expulsion est en cours d'examen doit être mis au courant au moins 7 jours avant la réunion et serat autorisés à offrir une explication de son comportement verbalement ou par écrit. Si les deux tiers des membres du club sont présents et que ceux-ci votent en faveur de l’expulsion, le membre cesse alors d'être membre du Club.

23.0 ASSEMBLÉE GENERALE ANNUELLE

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L'assemblée générale annuelle du Club se tiendra au mois d’ Avril de chaque année à une date et une heure qui sera fixée par le Comité. L'assemblée générale annuelle inclura

• Présentation, de la part du Comité, d’une déclaration complète des comptes dûment vérifiés indiquant les recettes et les dépenses pour l'année se terminant.
• Presentation, de la part du Comité, d’un rapport des activités du Club au cours de la dite année.
• Election du secrétaire et des trésoriers du Club.
• L'élection du Comité.
• Prise de décision sur tout sujet qui sera dûment soumis à la réunion ci-après.

24.0 ASSEMBL ÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

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Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par la direction du Comité, ou par une réquisition des membres indiquant l'objet pour laquelle l'assemblée générale extraordinaire est nécessaire. Si la demande d’assemblée générale extraordinaire est soumise par les membres, celle-ci doit être signée par pas moins de 12 membres au Secrétaire.

25.0 AGENDA

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Lorsque les membres souhaitent qu’une question soit discutée lors d'une assemblée générale, le texte de ces questions doit être adressé au secrétaire au moins quatorze (14) jours avant la date de ces réunions afin qu'il puisse être inclus dans l'ordre du jour. Une copie de l'ordre du jour est à la disposition du Secrétaire à la réunion. Aucune entreprise ne peut être discutée à la réunion à moins que chaque membre présent soit en faveur de celle-ci. Si l'auteur de toute motion concernant le refus de passer une résolution prévue à l'ordre du jour ne peut être présent, il pourra être représenté par un autre membre est en droit de le faire.

26.0 DROIT DE VOTE

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Chaque personne ayant le droit d'être présent, peut exerce une voix. Le président ne vote pas sauf dans l'exercice d'une voix prépondérante. À toutes les assemblées générales, sauf dans les cas prévus à l'article 30, la majorité des voix décide d'une résolution. À toute assemblée générale, si 12 membres du comité font la demande d'un sondage, la réunion sera ajournée à une date et un lieu désigné par le Président, et un vote doit être tenu qui inclus tous les membres du Club. La décision des membres par un tel vote, doivent être déclarés à l'assemblée ajournée, et est réputée être la décision d'une telle réunion. Le règlement relatif aux collectifs et des procurations de vote sont applicables que dans la clause 13 des présentes.

27.0 DROIT DE REPRÉSENTATION

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Nul ne peut prendre part aux assemblées générales, sauf si il / elle a été(e) dûment élu(e) en tant que membre du Club, et a payé(e) son abonnement.

28.0 RESPECT ET INTERPRÉTATION DES RÈGLES

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Chaque membre s’engage à respecter les règles du Club, ainsi que toute modification de celle-ci faite en conformité avec ces règles. Il s’engage aussi à accepter comme définitive et contraignante, la décision des membres du club dans tous cas de litige ou de désaccord quant à l'interprétation de ces règles.

29.0 MODIFICATION DES RÈGLES

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Une assemblée générale peut entrainer des modifications aux règles à certaine conditions. Celles-ci sont :

• Les détails des modifications proposées doivent êtres inclus dans l'avis de l'assemblée générale.
• La résolution proposant cette modification doit être acceptée par les deux tiers des membres présents et votants à ces Assemblées générales ou par les deux tiers des votants d'un sondage exigé à l'article 26.

30.0 ÉVÈNEMENTS HORS ROUTE

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• Tout évènement doit être tenu en vertu des règles et exigences du club.
• Tout membre doit respecter la loi sur la conduite en état d’ébriété. Un membre qui ne respect pas ces règlements pourra se voir expulser selon article 22.
• Tout membre impliqué dans le vole de véhicules ou de pièces sera expulsé et pourrais être rapporté aux autorités.
• Tous les occupants voyageant dans un véhicule doivent être assis en tout temps lorsque que le véhicule est en mouvement.
• Tous les chiens doivent êtres tenus en laisse si des enfants sont présents.

31.0 COPIES DES RÈGLES

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Tout membre peut demander un exemplaire des Règlements du club.

32.0 DISSOLUTION

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Le Club peut être dissous par une assemblée générale spéciale convoquée par la direction du Comité, ou sur la réquisition de la majorité des membres. Si la résolution de dissolution est dûment adoptée, le comité doit immédiatement liquider les avoirs du Club, et si il y a un excédent d'actif à la réalisation, ceux-ci doivent être éliminés à la discrétion des membres du club.

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